Caso de éxito
AZ Gestores: de los datos del cliente al asiento contable sin teclear.
Una gestoría reemplaza la introducción manual de facturas por un programa de gestión interna a medida: recoge los datos de sus clientes, procesa las facturas y las deja directamente en el programa contable.
Punto de partida
- Los datos de los clientes para facturar llegaban por canales distintos y había que reunirlos a mano.
- Cada factura se tecleaba primero en la gestión interna y después otra vez en el programa contable.
- El doble tecleo consumía horas del equipo cada mes y era la principal fuente de errores.
- Sin un sitio único donde ver en qué estado estaba la facturación de cada cliente.
Lo que construimos para AZ Gestores
Recogida de datos centralizada
Un programa de gestión interna a medida donde entran los datos de cada cliente para sus facturas: todo queda registrado una sola vez y en un único sitio.
Procesado automático de facturas
El sistema procesa las facturas a partir de esos datos, aplicando las reglas de la gestoría, sin que nadie tenga que volver a introducirlas a mano.
Volcado directo al programa contable
Las facturas procesadas pasan directamente al programa contable que ya usa la gestoría, en el formato que el programa espera. Se acabó teclear dos veces lo mismo.
Estado de cada cliente a la vista
El equipo ve en qué punto está la facturación de cada cliente y qué queda pendiente, sin perseguir papeles ni correos.
Cómo lo implementamos
- 01Diagnóstico
Mapeamos con el equipo cómo llegaban los datos de los clientes, cómo se facturaba y dónde se duplicaba trabajo.
- 02Programa de gestión interna
Construimos el software a medida para registrar clientes y datos de facturación en un único sitio, adaptado a cómo trabaja la gestoría.
- 03Conexión con el contable
Integramos el volcado directo de las facturas procesadas en el programa contable que ya usaban, sin cambiar sus herramientas.
- 04Pruebas y entrega
Validamos el circuito completo con facturación real, formamos al equipo y dejamos el sistema funcionando con soporte continuo.
Del dato del cliente al programa contable sin pasos manuales
“Antes metíamos cada factura dos veces: en nuestro programa y en el contable. Ahora los datos entran una vez y el resto se hace solo.”
- 0
- facturas tecleadas dos veces
- 100%
- facturas volcadas al contable automáticamente
- 1
- sistema para todo el ciclo, del cliente al asiento
Stack habitual
Preguntas frecuentes
¿Tuvieron que cambiar de programa contable?+
No. El sistema se construyó alrededor del programa contable que ya usaba la gestoría: las facturas procesadas se vuelcan en él directamente, en su formato.
¿Esto sirve para otras gestorías o asesorías?+
Sí. El patrón — recoger los datos del cliente una vez, procesar las facturas y volcarlas al contable — es el mismo en la mayoría de gestorías; se adapta a las reglas y al programa de cada una.
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