Caso de éxito
Marchena Outsourcing: incorporaciones, reconocimientos médicos y plataforma del cliente sin papel ni carpetas a mano.
Una empresa de externalización de servicios que presta personal a la industria cárnica. Cada trabajador nuevo implicaba un taco de papeles y cada reconocimiento médico, archivarlo a mano. Hoy el trabajador firma desde el móvil y el sistema archiva, controla caducidades y dice qué hacer en la plataforma del cliente.
Punto de partida
- El pack de incorporación se firmaba en papel: prevención, EPIs, protección de datos, modelo 145…
- Los documentos firmados se escaneaban y se guardaban a mano en carpetas de un servidor local.
- Los certificados médicos llegaban por correo y se renombraban y archivaban uno a uno.
- Saber quién tenía algo caducado en la plataforma del cliente obligaba a revisar informes a mano.
- Las citas de la unidad médica móvil se cuadraban a mano cada semana, con turnos que rotan.
Lo que construimos para Marchena Outsourcing
Incorporación firmada desde el móvil
El trabajador entra con su DNI y un código, completa sus datos y el modelo 145, y firma todo el pack desde el móvil. Cada documento firmado se archiva solo en su carpeta, con acta de evidencias.
Reconocimientos médicos automáticos
Los certificados del servicio de prevención se leen del correo, se guardan en la carpeta de cada trabajador y quedan en un registro con su caducidad.
Adaptaciones de puesto con doble firma
Si el apto lleva limitaciones, el sistema genera el informe de adaptación con la plantilla de la empresa, lo firman trabajador y encargado desde el móvil y solo entonces se archiva.
Control de la plataforma del cliente
Una hoja que se actualiza sola dice a quién hay que dar de alta, de baja o subirle un documento en TWIND. Se marca como hecho y la lista se actualiza sola.
Unidad médica móvil planificada sola
Cada semana se genera la lista de citas: primero los caducados y los que caducan pronto, respetando turnos, vacaciones y bajas.
Archivo ordenado en la nube
La documentación de los trabajadores pasa del servidor local a una unidad compartida, con una carpeta por trabajador y la misma estructura en todas.
Cómo lo implementamos
- 01Visita y diagnóstico
Sesiones con prevención, laboral, informática y el técnico que valida la documentación en el cliente, con los documentos reales en la mesa.
- 02Estructura primero
Acordamos cómo se llaman y dónde van las carpetas de cada trabajador antes de automatizar nada.
- 03Prueba con casos reales
Cada flujo se probó de principio a fin con certificados y packs reales antes de activarlo.
- 04Entrega y soporte
Formación al equipo, documentación de cada flujo y soporte continuo, con las plantillas y el dominio de firma propios de la empresa.
El pack de incorporación completo firmado desde el móvil, en un solo enlace
“La documentación de cada trabajador ya no depende de papeles ni de carpetas a mano. El trabajador firma desde el móvil y sabemos al momento qué falta en la plataforma del cliente.”
- 1 enlace
- para firmar las 18 piezas del pack de incorporación
- 2 firmas
- trabajador y encargado en cada adaptación de puesto, sin papel
- Cada lunes
- citas de la unidad médica móvil planificadas solas
Stack habitual
Preguntas frecuentes
¿La firma desde el móvil tiene validez?+
Cada firma guarda un acta de evidencias: código de un solo uso por correo, fecha y hora, dispositivo y huella del documento, para poder demostrar quién firmó qué y cuándo.
¿Qué pasa si un certificado no se puede leer?+
Va a una carpeta de pendientes y se avisa a prevención. El sistema no archiva nada que no haya identificado con seguridad.
¿Hubo que cambiar de programas?+
No. Todo funciona sobre su correo, su Drive y la plataforma del cliente que ya usaban.
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